Contenu du sommaire : Apport de la gestion documentaire à la gouvernance de l'information

Cet article vise à discuter le concept encore immature de gouvernance de l'information (GI) à partir d'une perspective de gestion des documents et de l'information (RIM : Records and Information Management) et tente d'identifier certains aspects critiques, des éléments et des défis essentiels, en s'appuyant sur les leçons tirées de l'expérience d'entreprise dans un contexte mondial. Au fond, la gouvernance d'information est basée sur les principes connus de GRC (gouvernance, risque et conformité) avec une focalisation sur la gestion de l'information comme quatrième facteur de production.L'expérience pratique met en évidence l'importance d'encadrer soigneusement la portée de la GI dans les grandes organisations, en particulier, l'équilibre entre la représentation de toutes les parties prenantes (notamment les secteurs métiers opérationnels) et en ciblant des investissements dans des initiatives qui favorisent une culture de gestion de l'information. Tout aussi essentiel à la réussite d'un programme de GI est la communication d'entreprise qui valorise vraiment l'information comme un actif de l'entreprise et met en évidence l'importance de la gestion du cycle de vie de l'information plutôt que la technologie. Finalement, ce sont les facteurs culturels et politiques qui sont décisifs dans l'échec ou la réussite à long terme d'un programme GI.

Avec la gestion des documents électroniques, la pertinence de la notion des trois âges des archives est régulièrement remise en question. À travers plus de cinquante définitions, théories et représentations originales, nous avons voulu dresser un panorama de la diversité des modèles utilisés depuis une centaine d'années pour comprendre les étapes de la vie des documents. En effet, peu de concepts dans le monde documentaire ont été représentés d'autant de façons différentes. La publication des normes dites de « records management » depuis les années 2000 n'a fait qu'accroître l'enjeu de la maîtrise de la représentation du cycle de vie, avec des impacts sur le fonctionnement des organismes, les modes d'évaluation, le paramétrage des outils techniques et des systèmes de management. Cycle de vie de l'information ? Continuum ? Trois âges des archives ? Définition de points de capture atemporels pour marquer des jalons dans le cycle ? Que se cache-t-il derrière ces concepts et comment ont-ils évolué ? Nous essayons de les rendre intelligibles pour aujourd'hui et demain.

En France, la dématérialisation est aujourd'hui une réalité dans le secteur public et notamment dans les collectivités locales. Le numérique reconfigure les activités traditionnelles de collecte, de conservation, de description et de communication. La dématérialisation des processus métiers et l'usage de la signature électronique questionnent nécessairement nos principes et les modes de gouvernance des documents et des données, dans un environnement résolument numérique. Une simple transposition à l'identique de nos procédures appliquées à l'environnement papier est insuffisante car des problématiques nouvelles inhérentes au numérique sont apparues et nous imposent de trouver un nouvel équilibre. Cet article se propose, en s'appuyant sur des exemples concrets issus de la pratique professionnelle de son auteur, d'interroger les nécessaires modifications et adaptations de notre pratique archivistique, tout en mettant en avant la marge de négociations et de manœuvre offerte aux archivistes. Deux domaines seront particulièrement explorés, celui de la collecte et celui de l'accès aux documents.

Les entreprises conservent leurs documents électroniques dans des systèmes d'information. Du fait de l'asynchronisme entre les cycles de vie des documents et des systèmes d'information, il est indispensable de s'assurer de la capacité à sortir des systèmes pour récupérer les données, c'est-à-dire de la réversibilité des données. L'objectif de cet article est d'aider les entreprises à mieux se prémunir contre le risque de non-réversibilité. Après avoir défini les contours du problème, en définissant la notion de réversibilité et en identifiant les systèmes concernés, les risques associés à la non-réversibilité et les données à récupérer, les auteures examinent la réversibilité sous l'angle juridique, avec un exposé des contraintes légales qui pèsent sur les documents électroniques et des pistes de réflexion pour se prémunir contractuellement du risque de non-réversibilité. Enfin, elles identifient les conditions permettant une réversibilité effective d'un système, sous l'angle méthodologique.

Cette contribution propose un rappel du cadre conceptuel de la gestion des documents d'activité et de l'ouverture des données, puis présente les exigences législatives et réglementaires entourant la production, la conservation et l'accès aux données. Enfin, nous détaillons, à travers l'étude de deux moments du cycle de vie de l'information, sa production et son évaluation (sélection), quels sont les mécanismes et processus du records management que nous pouvons mettre en œuvre afin d'améliorer la qualité des données éligibles à l'open data.

Cet article vise à identifier et à évaluer les facteurs influençant l'intention d'adoption des RSN par les bibliothécaires des universités ivoiriennes. En nous appuyant sur la théorie de l'UTAUT, nous avons élaboré un modèle de recherche dont la validation s'est fait en combinant les méthodes d'analyses de régressions linéaires simple et multiple. L'étude montre que les principaux facteurs qui déterminent l'intention d'adoption des réseaux sociaux numériques (RSN) dans le contexte des bibliothèques universitaires ivoiriennes sont la « compatibilité tâche technologie », l'« utilité perçue », la « facilité d'utilisation perçue », l'« image espérée », l'« implication de la direction » et la « disponibilité d'une assistance technique ».