Contenu du sommaire : Mutualisations

[données personnelles] De nouvelles règles à respecter sont annoncées en matière de gestion des données personnelles du fait de l'adoption du Règlement européen de protection des données. Ce texte consacre trois de ses articles au « délégué à la protection des données » (DPO), une fonction proche de celle du « correspondant Informatique et libertés » (CIL) prévue par la loi française. L'article fait le point sur l'impact du règlement sur la fonction de CIL, le statut, le mandat et la responsabilité du DPO tels que pressentis avant l'adoption définitive du règlement en fin d'année 2015.

[enquête] Qu'attend-on des professionnels de l'information hors de nos frontières ? Un point de vue toujours enrichissant, d'autant plus si l'on s'appuie sur un rapport substantiel, clair et utile, ici résumé, mettant en pratique certaines des qualités attendues de ces professionnels.

[tendance] À la Bpi, le projet de webmagazine a été conçu pour assurer une mise en œuvre globale et plus cohérente de la production de contenus numériques. Il implique des objectifs stratégiques clairs et un accompagnement des bibliothécaires dans l'évolution de leur métier.

[fonction] Administrateur de données éditoriales, voici un métier né avec l'essor du numérique, avec ses particularités (alliant médiation, informatique et gestion de l'information) et ses perspectives.

[image] Un article pour découvrir comment et pourquoi le mindmapping a été inventé, la variété des usages développés ensuite, avec un focus sur son adoption dans les différentes phases du processus de veille, où il s'avère indispensable. Une incitation à l'expérimenter au plus vite...

Une étude a mis en évidence les critères d'évaluation permettant de construire une typologie des interfaces documentaires innovantes.

La réversibilité des données des systèmes d'information sécurise la fonction de conservation des documents. La non réversibilité étant un risque, l'article donne des conseils méthodologiques pour s'en prémunir et souligne l'apport des professionnels de la gestion des documents dans la maîtrise de ce risque.

Recourir à des dataviz pour traduire des informations en images est une pratique courante où la créativité est au rendez-vous. Des difficultés peuvent toutefois subsister pour en comprendre le sens. Une nouvelle dimension à envisager ?

En 2001, l'arrêt Nikon reconnaissait un droit du salarié à l'intimité de la vie privée en matière de messagerie électronique. Mais comment distinguer en 2015 les usages privés et professionnels parmi les fichiers et messages stockés sur les ordinateurs, clés USB, disques durs externes ou les messages circulant sur Facebook ?

La veille et l'analyse médias conduisent généralement à reproduire l'œuvre pour s'y appuyer mais non pour la communiquer au public. Cette reproduction accessoire ou intermédiaire est-elle soumise à des droits ? Dans l'affirmative, à quel prix ?

Gérer les droits d'accès et de réutilisation sur le Web reste une gageure. L'article incite à inventer rapidement un modèle de gestion des droits des documents pour le Web sous peine de voir disparaître le modèle du Web actuel.

Une chronique qui vous fait découvrir la règle de l'épuisement des droits ainsi que sa délicate application au domaine des jeux vidéo...

Au carrefour de la nécessité et de l'expérimentation, les mutualisations se développent dans le domaine de la documentation, des bibliothèques et des archives. Constitué de témoignages de professionnels concernés par des actions de mutualisation, le dossier met en lumière de nouvelles pratiques de travail qui se démarquent de l'approche organisationnelle classique et sont, de ce fait, insuffisamment connues. Au-delà des seules pratiques de travail en réseau, qui ont fait leurs preuves, il explore la diversité des réalisations. Il invite aussi à s'interroger sur l'intérêt et la pérennité de ces nouveaux modes d'organisation. Ne sont-ils qu'une réponse à un besoin d'adaptation ou préfigurent-ils une nouvelle approche du travail ?

Portées par une exigence de rationalisation et de réduction des coûts, les démarches de mutualisation illustrent aussi la créativité et l'efficacité du travail collectif en mode projet entre professionnels.

Dans les juridictions financières, la mutualisation des achats et des produits documentaires sur un périmètre national a permis au réseau de mettre en œuvre une offre numérique riche et évolutive.

Comment rendre possible en mutualisant ce qui ne l'est pas sans mutualiser. En organisant en commun des actions externalisées d'archivage, des structures de petite taille peuvent disposer d'une compétence forte pour remplir une fonction souvent délaissée. C'est ce qu'illustre l'expérience menée par la Mission interministérielle pour la gestion de l'archivage en Nord-Pas-de-Calais.

L'article retrace les étapes du projet ArchiRès, le portail documentaire des écoles d'architecture francophones, et expose les nouveaux enjeux d'une mutualisation formalisée sur le plan juridique.

Fruit de la collaboration de trois ministères, le projet Vitam répond aux besoins d'archivage de l'État et représente une étape indispensable vers l'e-administration.

Récit d'une mutualisation portée par un réseau métier, dans un contexte de concurrence.

La formalisation des travaux communs au sein du réseau Archives en musées permet d'organiser une réflexion métier collective et de diffuser les bonnes pratiques.

La mutualisation est dans les gènes d'un cabinet international d'avocat d'affaires présent dans 30 pays. Adhésion au principe de mutualisation, organisation rigoureuse confortée par une certification et qualité d'écoute : voici quelques facteurs clés de succès.

Alors que diverses formes de collaboration existent dans le champ culturel depuis plusieurs décennies, on assiste depuis le début des années 2000 à une évolution non seulement dans les pratiques (qui s'intensifient) mais aussi dans les discours en raison de l'emploi croissant du terme de « mutualisation ».

Formalisation et animation sont les mots-clés d'une mutualisation réussie. On peut faire beaucoup plus et mieux ensemble que seul, à condition de partager des valeurs et de se doter d'une organisation adaptée.

Initié par une volonté de coopération des professionnels dans le champ des musées, du patrimoine et de la culture scientifiques et techniques, et fédéré par l'un des leurs, le réseau Must s'est progressivement construit, se dotant d'une organisation et d'un dispositif d'animation lui permettant de poursuivre sa dynamique en continuant d'aborder de nouveaux projets.

Dans la Métropole européenne de Lille, la mutualisation a été mise en œuvre pour gagner en efficacité et en visibilité.

Une forme juridique ad hoc est une source de visibilité, de valorisation et de financement d'un réseau. Illustration avec le réseau Ascodocpsy.

Quand la mutualisation des achats s'inscrit dans une organisation administrative évolutive, comment optimiser son back office tout en prenant en compte efficacement les besoins des utilisateurs ?

Dans les ministères sociaux, les documentalistes et archivistes en administration centrale et en région mutualisent certaines de leurs activités pour développer une compétence collective et élargir leur offre de service. Le travail en réseau est une réponse aux réorganisations administratives et aux contraintes en matière d'emplois publics.

Les opérations de mutualisation peuvent se dérouler selon des périmètres ou modalités différents, aller plus ou moins loin, y compris jusqu'à la fusion. Une archiviste et un bibliothécaire confrontent leur expérience, contrastée.

Définir des périmètres pour les ressources, les fonctions ou les sujets à partager, organiser une gouvernance collective et opter pour des outils normalisés, etc., la réussite d'un projet de mutualisation implique une réflexion approfondie en amont.

Bien qu'il soit difficile d'évaluer les bénéfices financiers d'une mutualisation, les gains organisationnels, en capacités d'action et aussi en termes d'élargissement de l'offre ou d'amélioration du service rendu, peuvent être très nets, si on prend le recul nécessaire.

Économies budgétaires, simplification de gestion, homogénéisation de l'offre de service et retour sur l'usage, les gains d'une mutualisation interministérielle des achats peuvent être conséquents.

Dans l'enseignement supérieur et la recherche, des économies substantielles sont réalisées dans le domaine des systèmes d'information des universités et établissements grâce à la mutualisation des achats de matériels et au développement de logiciels dédiés.

Au Québec, des fusions successives ont mené à la création de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, une société d'État fondée sur la mutualisation de ressources et de compétences en bibliothéconomie et en archivistique. Les citoyens bénéficient depuis d'un guichet unique qui leur donne accès au patrimoine documentaire québécois ainsi qu'aux services d'une grande bibliothèque publique.

Cet article fait découvrir les facteurs clefs d'un succès, celui d'une banque de données de notices documentaires réalisée en réseau, élargie progressivement à d'autres produits liés à la santé publique.

Pionnière de la mutualisation documentaire dans l'enseignement supérieur, l'Abes élargit ses actions à de nouveaux domaines, en s'inscrivant dans un réseau d'acteurs.

En mutualisant un grand nombre de fonctions au niveau intercommunal, une médiathèque tire profit des économies d'échelle, amplifie son offre de services et s'ouvre à un large public.

Les collectivités locales et les établissements de lecture publique qui en dépendent ont déjà connu des périodes de mutualisation. Après la réforme territoriale de 2014-2015, de nouvelles adaptations peuvent être envisagées.

Si la problématique de l'efficacité et de la rentabilité de la veille fait clairement partie des préoccupations des praticiens et des consultants, elle n'a pas fait l'objet de nombreuses recherches de nature académique. En particulier, elle n'a suscité que très peu de recherches empiriques. Les quelques auteurs qui se sont penchés sur le sujet insistent sur les difficultés liées à l'établissement d'instruments de mesure, d'indicateurs crédibles de la performance et de l'impact, difficultés inhérentes à la nature même de l'activité de veille. Après avoir mis en évidence les difficultés propres à l'évaluation de la veille et passé en revue différentes approches développées par les experts, les auteurs, Aurélie ROULET, Christophe BEZENÇON et Hélène MADINIER, recommandent dans la première partie de cet article l'adoption d'un modèle qui soit multidimensionnel (alliant les indicateurs quantitatifs et qualitatifs, objectifs et subjectifs, directs et indirects), qui tienne compte des attentes des parties prenantes et qui s'aligne sur les objectifs de l'organisation. Ensuite, une étude de terrain, concrétisée par des interviews dans sept organisations suisses, a démontré qu'il y a très peu d'évaluation effectuée en pratique - comme c'est souvent le cas - mais que ce travail intéresse cependant les praticiens, malgré les réticences exprimées. La dernière partie de l'article développe le modèle selon les recommandations et résultats identifiés.